个人+团队文档管理工具大盘点：2025年主流20款

本文将深度对比20款文档管理系统：1.PingCode；2.亿方云； 3. 石墨文档； 4. Notion； 5. 有道云协作； 6. Confluence； 7. Seafile； 8. Dropbox Paper；9. 语雀；10. Google Workspace； 11. Evernote； 12. KOD 可道云； 13. OneDrive； 14. Baklib； 15. Google Drive； 16. 为知笔记； 17. Obsidian； 18. Joplin；19. 永中优云； 20. 坚果云。

在现代企业管理中，文档管理工具已成为提升团队协作效率和信息安全的重要利器。面对市场上琳琅满目的选择，如何找到既适合企业需求又操作便捷的文档管理软件，成为了许多管理者关注的重点。本文将为您详细盘点2025年最值得关注的20款文档管理工具，助您轻松实现文档集中管理与高效协作。

一、市面上主流的10款团队文档管理系统对比

1.PingCode

PingCode 国内非常推荐的一款企业级知识管理系统，简单易用，功能成熟，服务口碑好，曾入选36氪发布的年度口碑企服产品榜单。长城汽车、小红书、华夏基金都是其用户。

PingCode 被市场、销售、项目经理、研发部门广泛用于团队知识库创建、项目文档的管理、文档的在线编辑协作、跨团队信息共享、集体讨论、帮助中心、产品介绍、开发文档、在线手册等制作。

PingCode 知识库工具核心功能包括多人在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯；文档支持共享、关注、评论、批注，可在消息/飞书等第三方账号收到提醒；富文本编辑，支持插入图片、表格、思维导图、视频、Markdown、代码块、页面、附件等，支持模板创建、复用；与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联，形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环；页面与工作项相互关联，页面支持插入工作项及工作状态，具体工作项可直接关联知识库或页面。支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力；AI助手等。

这款产品在软件开发团队的使用体验远超其他团队，因为PingCode 除了有知识管理子产品外，产品矩阵覆盖了研发全生命周期，具备目标管理、产品管理、项目管理（敏捷/kanban/瀑布）、测试管理、缺陷追踪、项目文档管理、效能度量等不同的子产品，客户可以按需购买。并且集成了github、gitlab、jinkens、企微、飞书等主流工具。

这款软件具有多方面的优点：产品开箱即用，操作简单易上手，且服务口碑良好；为25人以下的团队免费提供基础版本；支持国产化，兼容信创、麒麟等系统；同时提供私有部署、定制化及SaaS等多种购买方式。此外，它还通过国际信息安全体系认证，并具备精细的权限管控功能，确保了高安全性。

但其缺点在于：它不支持多语言环境，无法满足构建像百度百科这类复杂的知识库需求。【官方地址：https://sc.pingcode.com/0dcjk】

2.亿方云

亿方云是网盘类的知识文档管理系统，曾一度登上国企业云盘第一梯队榜首，企业用户数量达65万+，如：吉利集团、浙江大学、碧桂园、长安汽车、金圆集团等数万人规模的超大型客户，具有极强大产品能力和稳定性。

亿方云主要功能包括：大容量的文件存储与同步、支持Office/WPS等各种形态的文档在线编辑、安全文件共享、企业数据保护、AI文档助手、多设备访问、精细化权限管控等。非常适合需要处理大量文件和高效协作的企业环境。

除了企业网盘核心能力，还提供了各种效率办公工具，比如PDF转换、音频转文字等等。

在安全方面，亿方云通过了ISO 20000, 27001，公安部三级等保、CSA权威认证，实现本地碎片化存储、三重备份与容灾，且针对不同企业用户提供不同的私有化部署方案，包括私有云、混合云、跨云等。

从技术层面来讲，亿方云采用了行业级别的二次AES CTR 256算法流式分块加密，在文件上传过程中就能给文件加密，落入服务器后二次存储加密，保障文件安全。产品层面有完善的日志监控系统和网银级数据安全保障系统，企业员工的所有操作都可以在第一时间就记录下来，企业负责人可以全盘掌握网盘内的数据和操作轨迹。还有多重权限设置功能，数据安全方面做得还是很完善的。【官方地址：https://sc.pingcode.com/az69d】

3.石墨文档

石墨文档由武汉初心科技有限公司于 2015 年推出，被视为中国首款支持实时协作的云端 Office 套件。平台目前已覆盖在线文档、表格、幻灯片、白板、思维导图等 8 大组件，支持 Web、Windows、macOS、iOS 及 Android 多端同步，为超 7 500 万注册个人用户和 90 万家企业提供跨地域协同服务。其千页级文档与百万单元格表格的顺畅打开能力，以及对 Office/WPS 格式的深度兼容，满足了大中型团队对高性能与格式无缝切换的需求。

在企业级场景中，石墨文档提供从文件到单元格的精细化权限控制，并支持私有云、混合云等多种部署模式，帮助对数据安全要求严格的组织在自有服务器内搭建实时协同平台。2023 年起，石墨携手百度大模型推出 AI 助手“石小墨”，可在文档内部完成智能写作、摘要和翻译，进一步提升内容生产效率。依托五重安全体系和开放 API，石墨文档还与钉钉、企业微信等主流办公系统打通，为企业打造一站式知识与协同中台。

4.Notion

Notion是一款由 Notion Labs 于 2016 年推出的“多合一”云端工作区，用户可以通过块（Block）自由组合出文档、数据库、看板与 Wiki，并在 Web、Windows、macOS、iOS、Android 等端实时协作。2025 年，官方将 Notion AI 调整为 Business 与 Enterprise 订阅的默认功能，可在页面内完成写作辅助、数据库填充与企业级搜索等任务。

该产品的优势在于 高度灵活的页面搭建与丰富模板生态，配合 Slack、GitHub、Zapier 等 70 余款 SaaS 集成，为个人到跨职能团队提供笔记、项目管理与知识库的一站式体验。定价方面，Notion 现行 Free／Plus／Business／Enterprise 四档方案起步免费，付费版提供无限文件上传、SAML SSO、审计日志等企业级权限与安全控制。

不足之处主要体现在 离线支持与性能可预见性：社区与第三方评测普遍反映，在弱网或无网环境中，Notion 的离线模式并不稳定；当页面含有大量链接数据库或嵌入组件时，加载速度也可能明显下降。此外，随着 2025 年新价格生效，若团队希望持续使用完整的 Notion AI，需升级至更高阶计划，这对成本敏感型组织是一项额外考量。

5.有道云协作

有道云协作（Youdao Cloud Collaboration）由网易有道于2014 年推出，是一款面向企业的团队资料管理与即时沟通平台，与有道云笔记无缝打通，帮助团队在云端高效沉淀与共享知识。平台支持Office、PDF、图片、笔记、表格等主流文件格式的上传与在线预览，用户可在 Web、Windows、macOS、iOS 与 Android 端实现统一访问与协同编辑，文档的版本对照与权限管理功能则确保了资料的可追溯性与安全性。

在团队协作方面，有道云协作融合了群组即时通讯与文档协同两大核心模块，既可在群聊中实时共享最新进展、批注反馈，也能在私聊中高效沟通，避免信息噪声。依托有道云笔记的 AI 助手生态，用户还能在协作文档中调用“摘要”、“翻译”等智能功能，加速内容生产与知识提炼。此外，平台提供混合云与私有云部署选项，以及灵活的团队版订阅模式，满足了不同规模与安全等级的组织需求。

总体来看，有道云协作以资料管理与沟通融合为切入口，凭借深度兼容与实时协作能力，为企事业单位构建了一站式的协同办公与知识沉淀中台。

6.Confluence

Confluence 是 Atlassian 推出的一款企业级知识管理与团队协作平台，通过“空间”（Space）与“页面”（Page）结构，帮助组织将文档、流程和规范集中沉淀。平台内置多种模板库，涵盖产品需求、项目规划、会议纪要等常见场景，并支持实时协作编辑、评论与在线发布，极大提升了跨部门沟通与信息共享效率。同时，Confluence 与 Jira、Trello、Slack 等生态深度集成，使得项目追踪与文档管理在同一体系内无缝流转，符合现代敏捷团队的一体化协作需求。

在定价与部署方面，Confluence Cloud 提供免费（10 用户限额、2 GB 存储）与付费版（Standard/Premium/Enterprise）选择。Standard 版起价约 $5 /用户·月，支持250 GB 文件存储、标准 SLA 与社区支持；Premium 版则进一步提供无限存储、99.9% 可用性 SLA以及 24/7 专属支持；Enterprise 版在此基础上可实现跨实例管理与更高级安全合规策略。

作为一款国外产品，Confluence 也存在一些被用户反映的不足。例如，当文档和插件数量累积到一定规模时，页面加载与搜索性能可能出现明显延迟，影响浏览与检索效率；此外，部分用户指出其编辑器在布局控制（如多栏排版、复杂表格操作）上的灵活度有限，新用户在适应其页面组织思路时，也可能面临一定学习曲线。总体而言，Confluence 以其强大的集成生态与统一的知识管理能力，适合对协作与信息沉淀有较高要求的中大型团队，但在性能与高级排版需求方面仍需权衡。

7.Seafile

Seafile是一款由 Seafile Ltd. 开发的开源自托管文件同步与协作平台，最早始于 2012 年，提供社区版（GPLv2）和专业版两种许可模式。社区版支持基础的跨平台文件同步、版本控制、公开链接分享及客户端加密；专业版在此基础上增加了文件锁定、全文检索、Office 在线预览与集成、审计日志及分布式存储等企业级功能。

在性能与安全性方面，Seafile 采用了“差异同步”（Delta Sync）技术，仅在文件发生变更时同步修改部分，并通过客户端（端到端）加密与 TLS 传输，确保数据在传输与存储过程中的机密性。其 SeaDrive 虚拟磁盘功能可将云端文件映射为本地磁盘，无需占用本地存储空间；内置 Wiki 模式和元数据管理，则方便团队构建知识库与文档导航。

作为一款针对私有云场景的产品，Seafile 在启动速度与资源占用上表现突出，许多用户反映其同步速度优于 Nextcloud 等同类方案。但也有声音指出，Seafile 的部署与维护对非技术团队存在一定门槛，尤其是在配置高可用集群或分布式存储时可能需要深入了解其底层架构；此外，当文档库和插件数量激增时，Web 界面的加载性能也可能出现延迟。总体而言，Seafile 凭借高效的同步机制和灵活的自托管能力，为对数据隐私和性能有较高要求的组织提供了可靠的文件管理解决方案。

8.Dropbox Paper

Dropbox Paper 是由 Dropbox 于 2017 年正式推出的在线协作文档平台，最初源自公司对 Hackpad 的收购，旨在为团队提供一个灵活的创作与协同环境。用户可以在 Web、iOS 与 Android 等多端实时创建和编辑文档，无需担心版本冲突或文件丢失，并可直接在文档中插入图片、视频、代码片段等多媒体内容，满足从会议纪要到创意策划的多种场景需求。

其主要优势在于无缝集成 Dropbox 云端存储与任务管理功能：团队成员可以在文档中创建待办事项、@提及并分配任务，实时跟踪进度；强大的媒体支持让外部资源一键嵌入，提升信息呈现效果。此外，Paper 的界面极简，操作直观，能够快速上手，是对简单协作文档有较高要求的团队的理想选择。

作为国外产品，Dropbox Paper 也存在一些局限性。格式化选项相对有限，缺少固定的工具栏，仅支持基础的粗体、列表和标题样式；在处理大型文档或复杂排版时，编辑体验可能不及 Google Docs 或 Microsoft Word；而且，其离线功能需提前同步并且支持度有限，网络不佳时可能无法顺畅使用。总体而言，Dropbox Paper 以轻量级、创意友好的协作体验著称，但对需要深度排版和高可用离线支持的用户而言，还需结合其他工具共同使用。

9.语雀（Yuque）

作为阿里巴巴集团孵化并于 2018 年商业化的云端知识库与文档协作平台，语雀已在集团内部逾 10 万名员工中实践多年，随后向外部企业和个人开放，定位于“专业云端知识库”。

语雀的核心优势体现在跨端同步与实时协作：自研编辑器支持 Markdown、Office 文件等主流格式，网页、桌面与移动端内容可即时同步；版本历史、权限管理一应俱全。2025 年起，语雀还深度接入 DeepSeek R1，大幅强化了AI 对话写作、知识库搜索与多文档推理等能力，为内容创作与检索提供智能助力。

在安全与可靠性方面，语雀依托蚂蚁集团的金融级加密与多重备份机制，为企业提供稳固的数据保障。同时，平台支持“演讲模式”“嵌入画板”等多样化扩展，适合中小团队在一处完成知识沉淀、协同创作与信息共享。

整体来看，语雀以丰富的协作功能、AI 创作能力及金融级安全体系，为希望建立结构化知识库的个人与团队提供了兼顾易用性与专业性的文档管理解决方案。

10.Google Workspace

Google Workspace（前身为 G Suite）是 Google 推出的云端办公套件，核心应用包括 Gmail、Docs、Sheets、Slides、Drive、Meet 以及 Chat，并按“Business Starter / Standard / Plus 与 Enterprise”四档收费，起价 7 美元/用户/月，最高档支持 1,000 人视频会议和高级安全合规功能。2025 年起，全部商业套餐默认内置 Gemini AI，能够在邮件、文档乃至 NotebookLM 中提供写作、翻译与数据洞察；最新更新还允许 Gemini 自动为 Drive 中的 PDF 与 Forms 生成摘要卡片，节省人工查阅时间。

在优势方面，Workspace 依托 100% 云端架构与同步协作机制，让多人实时编辑成为默认工作模式，减少版本冲突；跨 Windows、macOS、Linux 与移动端的无差异体验，使部署与维护成本更低。同时，Google 搜索血统赋予 Drive 强大的自然语言检索与 OCR 能力，加之“池化存储”模式按团队共享空间，整体协作效率与灵活度在同类产品中表现突出。

需要注意的是，Workspace 仍以在线使用为主，离线模式需提前在 Chrome 配置且功能受限；对高级数据处理或动画演示有深度需求的用户，Docs、Sheets、Slides 的功能深度可能不及桌面版 Microsoft 365。此外，Gmail 缺乏传统文件夹排序与批量管理选项，大体量邮件用户或需额外适应；随团队规模增长，按人头订阅的费用亦会迅速攀升，这一点在成本敏感型组织中尤需评估。

二、市面上主流的10款个人文档管理系统对比

11.Evernote

Evernote 是一款成立于 2008 年的云端笔记与知识管理平台，广泛应用于个人与团队的信息采集、整理与分享。其核心架构基于“笔记”（Note）和“笔记本”（Notebook）模型，用户可以在笔记中插入文本、图片、PDF、音频和手写笔记等多种格式内容，并通过标签和搜索功能实现快速检索。Evernote 提供 Free、Personal、Professional 与 Teams 四种订阅方案，其中 Free 版限制单设备同步和每月 250 MB 上传额度，而付费版则开放无限设备同步、更高的上传限额（最高 20 GB/月）以及任务管理、日历集成等高级功能。

在用户体验方面，2025 年 Evernote 持续优化了多端性能：最新发布的更新显著提升了移动端和桌面端的笔记加载速度与列表渲染效率，同时扩大了 AI 语音转录的使用上限，为记录会议纪要和长音频提供了更流畅的体验。此外，Evernote 的 Web Clipper 浏览器插件允许用户一键保存网页与 PDF，便捷地将网上信息归档到个人知识库，并支持端到端加密与多重备份，确保数据在传输和存储过程中的安全性。

作为一款国外产品，Evernote 也存在一些被用户反映的不足。例如，在编辑体量较大的笔记时，有时会出现一定程度的输入延迟或卡顿，影响连续书写体验；与此同时，自 2024 年底以来的多次价格上涨也引发用户对成本的关注，尤其是对于需要多人协作的团队版订阅，其按人头计费的模式在规模扩张时会带来较高的费用压力。总体而言，Evernote 以其成熟的功能生态、丰富的导入导出选项及跨平台同步能力，依旧是面向知识管理与信息归档的领先解决方案，但用户在选择时需结合自身使用频率与预算进行综合评估。

12.KOD 可道云

KOD 可道云（KodExplorer）由杭州可道云网络有限公司研发，最早于2012年以“芒果云”之名上线，后更名为可道云，为企业和个人提供私有云存储与在线文档管理的完整解决方案。平台采用类似 Windows 的用户界面和操作逻辑，支持数百种文件格式的在线预览与编辑，涵盖 Office、PDF、图片、音视频等主流格式，用户无需下载即可即点即看，体验如同本地操作般便捷。

在协同与权限管理方面，可道云提供多文件夹同步、实时在线协作编辑和精细化权限管控。团队成员可同时对同一文档进行在线批注、编辑与保存，系统自动生成版本历史，支持一键回退；管理员则可对部门、角色及个人设置多达 30 余项权限，确保文件访问与分享均在可控范围内。此外，平台还支持混合云和私有云部署，满足对数据安全及合规性要求较高的组织。

整体来看，KOD 可道云凭借高效的私有网盘部署能力（几分钟即可完成搭建）、类桌面操作体验与全面的文档协同功能，为各规模企业提供了一站式的文档存储、管理和协作平台。无论是需要规范化管理文档资产，还是希望在内部构建实时知识库，可道云都能以其灵活性与易用性助力企业数字化办公转型。

13.OneDrive

OneDrive 是微软面向个人与企业用户提供的云端存储服务，深度集成于 Microsoft 365 生态中。免费用户可享 5 GB 云存储空间，而订阅 Microsoft 365 Personal 及 Business 套餐后，可分别获得 1 TB 及更高容量，同时还包括 Outlook.com 邮箱存储与协作工具。OneDrive 支持 Windows、macOS、iOS 与 Android 等多平台同步访问，无缝连接桌面与移动端。

在核心功能方面，OneDrive 拥有 Files On-Demand（按需文件）和 个人保险箱 等特色：前者让用户无需下载即可浏览全量文件，节省本地存储；后者则通过双重认证与加密存储敏感资料。与 Microsoft Office 应用（Word、Excel、PowerPoint）协同时，文件可直接在线创建、编辑与共享，自动保留版本历史并支持多人实时协作，简化了团队文档管理流程。

作为一款国外云存储产品，OneDrive 也存在一些被用户反映的不足。例如，隐私盲点与加密策略尚未达到零知识标准，数据在微软管理的服务器上仍可能受到合规与政策的影响；此外，文件同步在特殊字符路径或超大文件（>250 GB）场景下偶尔会出现同步中断或性能下降的问题，需要手动重启客户端或分批上传来规避。总体而言，OneDrive 以其深度的 Office 集成和跨平台体验，为微软用户提供了高效便捷的云端存储方案，但在隐私与极端同步场景中，仍需留意潜在限制。

14.Baklib

Baklib 是一款面向大型企业的 数字内容体验云平台，致力于打通资源库、知识库和应用库三大层级，帮助企业在多场景下沉淀与管理内容。平台提供完整的 CMS 功能，包括文章发布、栏目管理、搜索与分类导航等，同时在知识管理层面支持 知识共享、培训与协同编辑，并可构建在线社区和帮助文档门户，满足从客户支持到品牌营销的多样化需求。

架构方面，Baklib 采用 独特的三层体系——资源库、知识库、应用库——实现内容的可视化、可管控与可复用，其 AI-Ready 能力使得企业能够快速接入智能检索和语义分析，提升文档的查询效率和自动化水平。此外，Baklib 提供丰富的 插件与 API 扩展，可与外部 Helpdesk、聊天平台及分析工具集成，助力企业构建一体化的内容中台，推进数字化转型。

总体而言，Baklib 凭借其全栈式的内容管理能力与 AI 友好架构，为对知识治理和数字化体验有高要求的组织提供了可靠的解决方案。

15.Google Drive

Google Drive 是 Google 推出的云端存储与文件同步服务，自 2012 年 4 月发布以来，已拥有超过 20 亿用户，并作为 Google Workspace 的核心组件，为个人和企业用户提供稳定的文件托管与协作环境。每个 Google 帐号初始享有 15 GB 免费存储空间，与 Gmail 和 Google Photos 共享；需要更多空间时，可通过 Google One 订阅获得从 100 GB 到 2 TB 不等的扩容方案。Drive 支持 Windows、macOS、Android 与 iOS 多端同步，并内置 Files On-Demand（按需文件）功能，无需占用本地硬盘即可浏览完整目录。

在团队协作方面，Google Drive 与 Google Docs、Sheets、Slides 等在线办公套件深度集成，用户可在浏览器或移动端实时创建与编辑文档，系统会自动记录版本历史并支持多人同时协作，最大限度减少版本冲突。此外，Drive 的 Quick Access 智能预测功能与自然语言搜索，让用户能够通过描述性关键词快速定位文件；丰富的第三方应用扩展（通过 Chrome Web Store）也能满足图像、流程图、签名等特殊需求。

作为国外产品，Google Drive 也存在一些用户关切。一方面，其 默认存储并不提供端到端加密，隐私政策涵盖所有谷歌服务，曾因条款措辞广泛而受媒体批评；另一方面，单个文件最大支持上传 750 GB，在处理超大文件或海量数据时，可能因网络波动导致同步中断或性能下降。总体来看，Google Drive 以其深度的生态整合、强大的搜索与协作功能，继续在云存储领域保持领先，但对隐私和极端大文件需求的用户而言，需要结合额外的加密或分片策略来优化使用体验。

16.为知笔记（Wiz Note）

为知笔记（Wiz Note）是一款由国内团队持续迭代的云端+私有化部署笔记与知识管理平台。它支持 Markdown 语法、块编辑器、双向链接和多人实时协作编辑，兼容 Word、PDF、图片等多种格式，并在 Windows、macOS、Linux、iOS 与 Android 等端实现稳定跨设备同步。界面简洁直观，提供标签、笔记本、文件夹等多维度组织方式，帮助用户高效构建与检索结构化知识库。

在团队级场景下，为知笔记可选私有云或混合云部署，满足企业对数据安全与合规的严格要求。平台还公开 SDK 与数据格式，支持丰富的 第三方插件（如 RSS 订阅、博客发布、语音朗读等）扩展，增强了应用的灵活性与生态多样性；同时，精细化的权限管理与版本历史功能，确保了文档的可追溯性与权限可控。

总体而言，为知笔记以其功能完备、跨端稳定与可私有化部署的优势，为个人爱好者和安全合规需求高的企业，提供了兼顾便捷与专业的知识管理及协作解决方案。

17.Obsidian

Obsidian 是一款自 2020 年发布的 本地优先 Markdown 笔记应用，由 Shida Li 和 Erica Xu 开发，支持 Windows、macOS、Linux、iOS 和 Android 等多平台运行。Obsidian 将所有笔记以普通的 .md 文件保存在本地，无需云端账号即可离线使用，保证了数据的私有性和长期可控性；同时，它提供了内置的知识图谱（Graph View）和双向链接功能，帮助用户以非线性方式组织和探索想法，极大地强化了“第二大脑”的构建能力。

除免费核心功能外，Obsidian 也推出了 Obsidian Sync 和 Obsidian Publish 两项可选付费服务。Sync 服务支持端到端加密的跨设备同步和版本历史，价格为每用户 4 美元/月（年付）或 5 美元/月（月付），可满足对多端协作的需求；Publish 则允许用户将笔记库一键发布为静态网站，支持自定义域名和主题，适用于知识分享与文档门户建设。

作为一款国外产品，Obsidian 也并非毫无短板。其最大争议在于“陡峭的学习曲线”：用户需要掌握 Markdown 语法并熟悉插件生态，初次使用时若尝试过多自定义配置，可能会感到迷失；此外，Obsidian 并不内建实时协作功能和云存储服务，团队协作需借助 Sync 或第三方工具来实现，这对追求零门槛在线协作的用户而言，或许不是最佳选择。总体而言，Obsidian 以其开放、可扩展的设计和本地化存储优势，为对隐私、高度自定义和知识网络有强需求的高级用户与个人知识管理者提供了极具吸引力的解决方案。

18.Joplin

Joplin 是一款始于 2017 年的 开源笔记与待办事项应用，由 Laurent Cozic 发起并维护，支持 Windows、macOS、Linux、iOS 和 Android 等主流平台。它以 Markdown 格式为核心，用户可以通过笔记本和标签灵活组织大量笔记，并借助内置的搜索功能快速定位内容。所有笔记均存储为本地 .md 文件，不依赖私有格式，充分保证了数据的可控性与长期可访问性。

在功能拓展方面，Joplin 提供了丰富的 插件生态，包括日历视图、音频转录、图表嵌入等多种扩展，同时支持通过 Nextcloud、Dropbox、OneDrive、WebDAV 及 Joplin Cloud 等多种方式进行同步，并可开启 端到端加密 保护数据安全。此外，Joplin 还内置了 Web Clipper，让用户能一键保存网页或选中文本至笔记库中，满足从灵感捕获到知识管理的全流程需求。

作为一款国外开源产品，Joplin 也存在一些被用户反映的不足。TechRadar 在评测中指出，桌面端应用启动速度较慢，同时官方支持主要依靠社区，客户支持资源有限；若要使用官方同步服务，还需额外付费，这对预算敏感的个人或团队来说是额外负担。总体而言，Joplin 凭借其自由度高、隐私友好与跨平台兼容性，为技术背景用户和注重数据自主的使用者提供了极具吸引力的笔记解决方案，但在性能优化与服务支持方面仍有提升空间。

19.永中优云

永中优云（现更名为“永中文档”）**由永中软件自主研发，于 2021 年正式完成品牌升级，定位为一站式“云存储+在线 Office”办公协作平台。其云端文档服务覆盖在线预览、Web 与桌面端编辑、多终端实时同步，并通过标签、目录、元数据等多维度管理手段，帮助企业建立规范化的文档库，实现跨部门、跨系统的高效流转。

在核心功能方面，永中优云提供多人在线协作编辑、评论与批注，支持 Word、Excel、PPT、PDF 及图片等主流格式的精确兼容，确保线上线下版式一致；同时内置表单、日志、日历等轻应用，满足日常办公的多样化需求。平台还依托华为云的金融级安全体系，提供多策略权限控制、加密传输与多地备份，保障企业数字资产的安全与可控。

整体来看，永中优云通过端云一体化的统一存储与对象存储的高性能低成本方案，为个人与各规模企业提供了从文档管理到团队协作的全流程支持。无论是日常文件存储，还是跨团队项目协作，永中优云都以其规范管理与知识增值的产品价值，助力组织的数字化办公转型。

20.坚果云

坚果云（Nutstore）自2012年3月正式上线以来，便定位于“便捷、安全”的企业网盘与团队协作平台。由 IBM 研究院前员工韩竹等人创办，坚果云已吸引数百万个人用户和上万家付费企业，其中涵盖中石油、阿里巴巴、腾讯等知名大厂，市场份额位居国内企业级网盘前列。其背后的创业团队以全平台覆盖（Windows、macOS、Linux、iOS、Android）和高效执行力著称，上线之初即完成核心客户端的多端部署，充分满足了跨地域、跨终端的文件同步需求。

在核心功能方面，坚果云支持实时文件同步、自动备份与在线预览，兼容 Office、PDF、图片等多种主流格式；其“多文件夹同步”设计让用户可灵活管理个人与共享目录，无需将所有待同步文件集中到单一文件夹中，提升了使用便捷性。另外，坚果云提供精细化权限控制（文件访问、下载、分享链接管理）与多重加密传输，并可选私有云或混合云部署，帮助对数据安全有较高要求的组织构建自有协同平台。

面对日常办公场景，坚果云还集成了“收件箱”功能，支持多人或多部门资料的集中收集与管理，有效避免了邮件或传统文件夹共享带来的混乱与安全隐患。总体来看，坚果云凭借稳定的同步算法、灵活的多端支持和企业级安全保障，为个人及各规模团队提供了可靠的文档管理与协作解决方案。

三、什么是文档管理工具？企业为何需要它？

文档管理工具，顾名思义，是用于创建、存储、组织、共享和协作处理文档的软件系统。它不仅仅是一个简单的文件存储库，更是企业信息流转的核心枢纽。通过集中的文档管理，企业能够实现文档的版本控制、权限设置、协同编辑等功能，从而提升工作效率和信息安全性。

在数字化转型的浪潮下，企业面临着海量信息的管理挑战。传统的文件夹结构已无法满足现代企业对灵活性和高效性的需求。文档管理工具应运而生，成为企业信息管理的得力助手。它们不仅提供了强大的搜索和分类功能，还支持多用户协作和实时同步，确保团队成员能够在同一平台上高效协作，减少信息孤岛的产生。

四、文档管理工具有哪些核心功能必须了解？

1.文档存储与分类管理

文档管理工具提供了集中存储的功能，所有文档都可以上传至云端或本地服务器，确保数据的安全性和可访问性。同时，系统通常支持标签、文件夹、元数据等多种分类方式，帮助用户快速定位所需文档。

2.版本控制与历史记录

在多人协作的环境中，文档的版本控制至关重要。文档管理工具通常提供版本历史记录功能，记录每次修改的时间、修改人和修改内容，确保文档的可追溯性和安全性。

3.权限设置与安全控制

为了保护企业的敏感信息，文档管理工具通常提供细粒度的权限控制功能。管理员可以设置文档的查看、编辑、下载等权限，确保只有授权人员才能访问特定文档。

4.协同编辑与实时同步

现代文档管理工具支持多人同时在线编辑同一文档，实时同步修改内容，极大地提高了团队的协作效率。此外，系统通常提供评论、标注等功能，方便团队成员之间的沟通和反馈。

五、如何选择适合企业的文档管理工具？

1.评估企业规模与需求

不同规模的企业对文档管理工具的需求有所不同。中小型企业可能更注重成本和易用性，而大型企业则可能更关注系统的扩展性和安全性。因此，在选择文档管理工具时，首先需要评估企业的规模和具体需求。

2.考虑系统的兼容性与集成能力

文档管理工具需要与企业现有的IT系统（如邮件系统、ERP系统等）进行集成，以实现信息的共享和流转。因此，选择时应考虑系统的兼容性和集成能力。

3.关注用户体验与支持服务

用户体验直接影响到员工的使用积极性。选择界面友好、操作简便的文档管理工具，可以提高员工的使用效率。此外，厂商提供的技术支持和培训服务也是选择时需要考虑的重要因素。

六、个人与团队适用的文档管理工具有哪些区别？

1.功能复杂度

个人用户通常只需要基本的文档存储和查看功能，而团队用户则需要更复杂的协作功能，如多人同时编辑、权限管理、任务分配等。因此，团队适用的文档管理工具功能更为丰富和复杂。

2.成本投入

个人用户通常可以选择免费的文档管理工具，如Google Drive、OneDrive等，而团队用户则可能需要购买付费的企业版工具，如OnlyOffice、飞书等，以满足更高的需求。

3.安全性要求

团队协作涉及到更多的敏感信息，因此对文档管理工具的安全性要求更高。团队适用的工具通常提供更强的安全控制功能，如数据加密、权限设置、审计日志等。

七、文档管理工具如何提升团队协作效率？

1.实现信息共享与快速访问

文档管理工具将团队的所有文档集中存储，成员可以随时随地访问所需信息，避免了信息分散和重复存储的问题，提高了信息的共享性和访问效率。

2.提供实时协作与沟通平台

通过实时协作功能，团队成员可以同时编辑同一文档，实时查看修改内容，减少了版本冲突和沟通成本。此外，系统通常提供评论、标注等功能，方便成员之间的沟通和反馈。

3.支持任务分配与进度跟踪

文档管理工具通常集成了任务管理功能，团队可以在文档中直接分配任务、设置截止日期、跟踪进度，提高了项目管理的效率和透明度。

总结

选择合适的文档管理工具，是企业数字化转型和提升工作效率的关键一步。通过本文介绍的20款主流产品，您可以根据自身团队规模、功能需求和预算，挑选出最适合的解决方案。无论是注重安全性、易用性，还是协作功能，这些文档管理工具都能助力企业高效管理信息资产，推动业务稳步发展。

常见问答

1.文档管理工具能否兼容不同文件格式？

大多数现代文档管理工具支持多种常见文件格式，包括Word、Excel、PDF、PPT以及图片和视频文件。这使得团队成员可以在同一平台上统一管理各类资料，避免格式兼容问题带来的困扰。选择时建议确认工具是否支持您企业常用的文件格式及扩展插件。

2.如何保证文档在云端存储时的数据安全？

安全性是企业选用文档管理工具的重要考虑因素。优秀的工具通常采用加密传输（SSL/TLS）和存储加密技术，同时支持权限细分和多因素认证，确保文档不会被未授权访问。此外，部分工具还提供自动备份和灾难恢复功能，最大限度保障数据安全。

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